Как наладить свою собственную систему продуктивности

Лучшая привычка, которую я когда-либо заводил, — использование системы продуктивности. Идея проста: если организовать все, что нужно сделать (и как вы собираетесь это сделать), можно предотвратить трудности с выполнением задач.

Таких систем целая куча. Некоторые — сложные, как Getting Things Done. Другие — очень простые, например, использование списка приоритетных дел. Для некоторых нужно программное обеспечение. Для многих достаточно ручки и бумаги.

Добиться успеха с системой в долгосрочной перспективе сложно. Вот лишь несколько распространенных проблем:

• Вы не представляете, какую систему выбрать, а выбрав что-то, постоянно думаете, что «все делаете правильно».
• Вы испытываете прилив энтузиазма каждый раз, когда пробуете новую систему, используете ее около двух недель, затем начинаете охладевать и в конце концов отказываетесь от нее.
• Кажется, что ни одна система не «подходит» для вашей жизни, но вы убеждены: проблема в том, что вы не знаете, как с ней работать.
• Кажется, что вы попали в тюрьму, стены которой постепенно смыкаются вокруг вас, и это убивает желание выполнять значимую работу и превращает вас в робота.

Этих проблем можно избежать, но нужно немного подумать о том, для чего нужна система и что она может и не может сделать для вас.

Зачем вообще использовать систему?

В конечном счете у каждого человека есть система производительности. На самом деле их только три разных вида:

• Система «другие люди». Вы просто реагируете на давление со стороны коллег, клиентов, руководителей или членов семьи. Завтра важный дедлайн? Значит, вы засидитесь допоздна.
• Система чувств и настроений. Чувствуете себя креативными сегодня? Вы можете многое сделать. То, что раньше казалось интересным, стало скучным? Я полагаю, вы этим уже не занимаетесь. При лучшем раскладе эта система может быть приятной и спонтанной. При худшем — душераздирающей, когда вы видите, что не можете достичь ничего, кроме мимолетного прогресса с унцией разочарования.
• Система, разработанная лично вами. В этом случае вы создаете для себя принципы, которые структурируют ваши усилия. Настроение и внешнее давление также имеют значение, но это не единственный фактор, говорящий, над чем работать, сколько и как часто.

Система продуктивности — это создание буфера между вами и временными эмоциями или внешними факторами. Вы все равно должны следовать дедлайнам и прислушиваться к своим эмоциям, но это не единственное, что нужно учитывать при планировании своего дня.

Чтобы ваша система освобождала вас, а не заточала в тюрьму, следуйте вот этим рекомендациям.

Правило № 1: ваша система должна соответствовать работе (а не наоборот)

Любая система создается на основе определенных предположений о вашей работе. Если эти предположения ошибочны, система может принести неприятные результаты.

Взять систему «Еженедельные/ежедневные цели», которую я использую чаще всего. Идея состоит в том, что вы ведете два списка дел: еженедельный и ежедневный. Последний должен быть фиксированным: вы решаете, что сделать в этот день, и придерживаетесь плана, даже если рано заканчиваете.

Эта система хорошо работает, когда у вас есть куча конкретных задач, которые могли бы спровоцировать прокрастинацию, но которые легко выполнить, если просто сесть и сконцентрироваться. У вас есть стимул эффективно выполнить работу — раннее окончание рабочего дня.

Эта система вам не подойдет, если ваши задачи многозначны и нет четкого дедлайна. Хуже всего, если ваш день в основном состоит из собраний, проходящих в определенное время. Если в списке задач на день написано только «Работа над X», то это вообще не система производительности.

Поэтому, прежде чем приступить к работе с системой, важно понять, чего от нее ожидать. Для какого типа работы она может быть эффективной?

Правило № 2: система должна уравновешивать ваши худшие наклонности

Система Getting Things Done основывается на том, что мы забываем, если не записываем. Хотя система нацелена не только на это, ее основная цель — просто не дать вам забыть то, что нужно сделать.

Приверженность фиксированному графику сглаживает привычку постоянно работать сверхурочно, когда работа просачивается в вашу личную жизнь. Вы отвечаете на электронные письма в полночь, но в то же время к вечеру вы истощены и не так сконцентрированы на работе.

Если выделить время для сфокусированной работы, становится понятно: основная проблема заключается в том, что вы постоянно отвлекаетесь, особенно на те задачи, которые похожи на рабочие, но не на самом деле к ним не относятся.

Метод «Важнейшая задача» работает, когда перед вами стоит несколько сложных задач, которые нужно расставить по приоритету. Предполагается, что вы в конечном итоге выбираете более удобные и простые задачи, а не те, которые действительно имеют значение. Еще один инструмент распределения приоритетов — системы квадрантов, которые отдают предпочтение важным задачам вместо срочных.

Техника Помодоро, предполагающая дробление дня на части, видит проблему прокрастинации в том, что работа кажется слишком большой. Небольшие отрезки с обязательными перерывами фокусируют ваше внимание на отметке следующей мили, а не на всем марафоне.

Эти тенденции не должны быть взаимоисключающими. Например, вы можете объединить сфокусированную работу с техникой Помодоро или методом «Важнейшая задача». Важно то, что эти системы уравновешивают проблемы, с которыми вы фактически сталкиваетесь.

Правило № 3: cистеме нужен способ работы с исключениями

Каждая система, какой бы сложной она ни была, будет создавать ситуации, в которых невозможно следовать установленным правилам.

Поэтому нужно понимать, что делать в случаях исключений, не внося настолько серьезные изменения, что первоначальная система станет бессмысленной. К сожалению, нет никакого способа создать список таких мета-правил, так как если бы они были, их бы просто включали в исходную систему.

Допустим, вы писатель. У вас есть целая куча задач на день, но внезапно появляется действительно хорошая идея для эссе. Возможно, следует начать писать прямо сейчас, чтобы не потерять ход мыслей. Что же делать?

Нет «правильного» ответа на эту ситуацию. Для некоторых людей идеи — это главная проблема в работе. Для них имеет смысл приостановить работу с более низким приоритетом, чтобы начать писать, как только придет вдохновение. Другие могут целыми днями генерировать идеи, но не в состоянии взяться за скучные задачи, которые нужно делать.

Так что «правильный» ответ заключается в развитии самосознания. Это исключение из основных правил, которые я для себя установил, защищает от непродуктивной склонности или поддерживает ее? Если это исключение превратится в новое правило, будет ли оно усиливать или разрушать систему, которую я пытаюсь создать?

Это может показаться странным, но я бы сказал, что настоящий успех системы подразумевает множество таких небольших исключений, которые сами становятся частью системы. Использовать систему означает не только следовать ее базовым рекомендациям, но и развивать навык работы с исключениями, которые делают ее более — а не менее — полезной.

Правило № 4: хорошая система продуктивности не должна восприниматься как продуктивная

Здесь нужны пояснения. У стремления «чувствовать» себя продуктивными, а не «быть продуктивными», есть два аспекта.

Чувства определяются относительным контрастом, а не абсолютным измерением. Вы чувствуете себя продуктивными, когда сделали больше, чем обычно. Но если вы успешно привили себе привычку к продуктивности, то ваша норма меняется. Опираясь на ощущение продуктивности, вы неизбежно попадаете в гонку: не сделав больше «нормы», вы чувствуете себя неудачником.

Ощущение продуктивности также часто связано с ощущением напряжения. Поэтому в начале работы с новой системой приходится прилагать много усилий, много делать, и потом часто приходит разочарование, если не получается выдержать темп.

Хорошая продуктивная система при правильной работе вообще не должна ощущаться. Она должна быть просто невидимой частью вашей рутины. Если она заметна, то, вероятно, это еще не привычка, или она конфликтует с какими-то частями вашей жизни.

Если вы не чувствуете себя более продуктивными, то как же оценить производительность? Очевидный ответ заключается в том, что с системой вы должны выполнять больше дел, чем без нее. Но даже это может вводить в заблуждение, потому что и без системы можно некоторое время по-настоящему усердно работать — и потом выгореть.

Лучший вариант оценки вашей системы — много значимых достижений за последний квартал, год или десятилетие. Если они есть, то ощущения за день или неделю совершенно не имеют значения.

Правило № 5: если работа меняется, то и система тоже

У некоторых людей работа достаточно постоянна и не нуждается в серьезных изменениях. Им нужно просто придерживаться одной и той же системы, чтобы получить желаемый результат.

А мне, например, часто нужны совершенно разные подходы для работы, потому что моя деятельность кардинально меняется.

1. В университете я часто полагался на еженедельные/ежедневные цели. Передо мной стоял набор довольно конкретных и предсказуемых задач, которые нужно было выполнить, чтобы не отставать.
2. Во время MIT Challenge задачи были более масштабными и неоднозначными. Мои ежедневные цели выглядели так: «Занимайся учебой весь день». Тут больше смысла было в установлении фиксированного времени для сфокусированной работы и для отдыха.
3. В течение «Года без английского» я также выделял время для глубокой концентрированной работы. Но также я придерживался привычек по выполнению небольших задач, таких как флеш-карточки или прослушивание подкастов, вне моих обычных рабочих ритмов.
4. Когда я писал книгу, мне было необходимо время для глубокой работы. Но у меня были и другие задачи, для которых я составлял списки. Отводя все утро на исследования и написание, я успевал сделать многое. Расставляя приоритеты таким образом, я избегал прокрастинации, используя другие задачи в качестве предлога, чтобы не заниматься сложными исследованиями и написанием.
5. Когда я продвигал свою книгу, мое ежедневное расписание выглядело как швейцарский сыр, включало по пять подкастов в день. Я использовал календарь для планирования задач, иначе было бы трудно решить, когда лучше всего работать над тем или другим.

Некоторые функции моей системы меняются редко. Например, я почти всегда веду календарь и ежедневный список дел. Но для меня лучше использовать новую систему при появлении других типов проектов, чем упрямо пытаться вписать все в одну систему.

Правило № 6: всегда сравнивайте с собой (а не с кем-то еще)

Если вы когда-либо оценивали систему производительности, то правильный подход — «Делаю ли я больше, чем неделю/месяц/год назад?» Если вместо этого вы спрашиваете: «Насколько я близок к тому, чтобы быть абсолютно продуктивным?» или, хуже того, «Насколько я продуктивнее того-то и того-то?», то ничего хорошего вас не ждет.

Тирания идеальной производительности — это серьезная проблема. На моих курсах были студенты, которые успешно разрабатывали проект и добивались последовательного прогресса в этом направлении. Но когда я спрашивал, как у них дела, они жаловались, что все еще не считают себя достаточно продуктивными.

Но что такое «достаточно»?

Безусловно, производительности бывает недостаточно для ваших текущих целей или с точки зрения внешних факторов. Отставание в учебе или срывы дедлайнов — это повод для размышлений.

С другой стороны, существует извращенная тенденция оценивать себя по некоему идеальному ориентиру. Сравнивать себя с теоретической возможностью, а не со своими прошлыми результатами. Если вы сделали больше, чем делали раньше, система считается успешной. То, что вы не можете работать шестнадцать часов без перерыва, не может рассматриваться как провал.

Правило № 7: система не может придать вашей работе смысл или мотивацию

Система может только формировать и направлять мотивации, которые у вас уже есть, она не может дать вам то, чего у вас нет.

Работа, которая не приносит радости, не станет волшебным образом захватывающей при правильной системе производительности. В лучшем случае она станет сносной обязанностью.

Многие провалы производительности, по своей сути, обусловлены более глубокими проблемами смысла и миссии в жизни. Если вы проводите дни на работе, которую ненавидите, если вы изучаете специальность по принуждению, а не по своему выбору, если работа мечты стала кошмаром, то никакая система производительности не сможет это исправить.

Системы производительности работают тем лучше, чем больше у человека естественного энтузиазма. Они работают как линзы, увеличивая и направляя рассеянную энергию, которая у вас уже есть. Поэтому в выработке систем производительности, как правило, преуспевают те, у кого уже есть смысл и стремление в работе. У них есть амбиции, и они признают, что для их достижения необходимо работать эффективно.