Почему не нужно составлять список дел

Нью-йоркский писатель и предприниматель Кевин Круз о привычке, которая действительно обеспечит продуктивность.

Вы действительно думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс пишут длинные списки дел и распределяют их по важности: A1, A2, B1, B2, C1 и так далее?

Исследуя то, как люди управляют своим временем и повышают продуктивность, я опросил более 200 миллиардеров, олимпийцев, студентов-отличников и предпринимателей. Я каждый раз просил их рассказать о том, как лучше управлять временем и дать совет по повышению продуктивности. Ни один из них ни разу не упомянул список дел.

У списков дел есть три больших недостатка.

Они не учитывают время. Когда перед нами длинный список задач, мы склонны в первую очередь браться за то, что можно сделать быстро, а задачи, требующие времени, оставлять на потом. Исследования компании iDoneThis показывают, что 41% дел в списках так и остаются незавершенными!

В них срочное не отделяется от важного. Подсознательно человек всегда хватается за срочное и игнорирует важное. (Вы, например, уже записались на плановую колоноскопию или маммографию?).

Они способствуют стрессу. В психологии это известно как эффект Зейгарник: незавершенные задачи порождают навязчивые, неконтролируемые мысли. Неудивительно, что днем мы выматываемся, а ночью не можем уснуть.

В реальности самые продуктивные люди не руководствуются списком дел, они работают и живут по расписанию.

Шеннон Миллер выиграла семь олимпийских медалей в составе сборной США по спортивной гимнастике в 1992 и 1996 годах. Теперь она — успешный предприниматель и автор книги «Дело не в совершенстве» (It’s Not About Perfect). Вот чему она научилась, строя спортивную карьеру: «Во время тренировок мне приходилось успевать уделять внимание семье, домашним делам, учебе, олимпийской подготовке, выступлениям и другие обязательствам и придерживаться очень строгого графика. Я была вынуждена расставить приоритеты ... и я придерживаюсь графика по сей день».

Дэйв Керпен — соучредитель двух успешных стартапов и один из самых популярных авторов New York Times. Его секрет продуктивности заключается в следующем: «Если чего-то нет в моем расписании, я этого никогда не сделаю. Если дело внесено в мое расписание — оно будет сделано. Я распределяю каждые 15 минут каждого дня на то, чтобы проводить встречи, просматривать материалы, писать и делать все дела, которые мне нужно сделать. И хотя я отвечаю всем, кто хочет со мной встретиться, я отвожу на встречи лишь час в неделю».

Крис Дакер — предприниматель, коммерчески успешный автор и ведущий подкаста The New Business. Вот что он отвечает на вопрос о том, как ему удается справляться с несколькими ролями: «Я просто все заношу в свой график. Вот и все. Что бы я не делал изо дня в день — все получает строчку в графике. 30 минут читаю соцсети — по графику, 45 минут разбираю почту — по графику. Онлайн-встреча с моей командой — по графику. Короче говоря, если я не внес что-то в график, это просто не будет сделано».

Если вы хотите управлять временем с помощью графика, а не списка дел, вам нужно знать несколько ключевых приемов.

Укажите продолжительность события в календаре — 15 минут по умолчанию. Если вы используете календарь Google или Outlook, вполне вероятно, что при добавлении события сервис автоматически установит продолжительность 30 или даже 60 минут.

Ультрапродуктивные люди тратят не больше времени, чем необходимо для выполнения задачи. Генеральный директор Yahoo! Марисса Майер известна тем, что проводит совещания за 5 минут. Когда у вас по умолчанию отведено 15 минут на каждую задачу, в расписание их поместится больше.

Отведите специальное время для самых важных вещей. Не позволяйте вашему календарю заполняться случайным образом и не принимайте каждый случайный запрос. Прежде всего, вы должны четко определить свои жизненные и карьерные приоритеты и забронировать время для соответствующих занятий.

Вы можете отвести по два часа утром каждого буднего дня на работу над стратегическим планом, который нужен вашему боссу. Но не забудьте включить в расписание то, что нужно лично вам: зарядку с утра, свидание вечером или другие важные вещи.

Вносите в план все. Вместо того, чтобы проверять электронную почту каждые пять минут, открывайте ее три раза в день, но по плану. Не пишите «перезвонить сестре» в список дел, а занесите этот пункт в план. Или, что еще лучше, установите повторяющееся событие «ответить на пропущенные звонки» на каждый день.

То, что запланировано, действительно будет сделано.

Насколько меньше вы будете уставать и больше успевать, если откажетесь от списка дел и уделите внимание календарю?