Блокирующие программы экономят время сотрудников и приучают их не отвлекаться в рабочее время

Владелец сайта prosushi.in.ua Cергей Гипш недавно задумался об эффективности использования своего рабочего времени. Он не раз замечал, что к вечеру далеко не все планы на день были выполнены. После этого предприниматель определил четыре наибольших, с его точки зрения, пожирателей времени: Facebook, футбольные сайты, электронная почта и Skype.

«Я достаточно часто заходил посмотреть обновления Facebook. Это было в перерывах между основными задачами, но все равно сильно отвлекало. Начал анализировать, на что уходит время, и понял, что большое его количество тратится на мелкие задачи: ответить в Skype, кликнуть по всплывающему окну, когда приходит новое письмо на почту. После этого отключил всплывающие сообщения в Outlook и Skype, теперь они не раздражают и не отвлекают. Решил, что с рабочими вопросами проще подойти к человеку — это быстрее, чем написать и ждать ответ», — рассказывает он.

Программы в помощь

Приятели посоветовали Сергею использовать специальные программы, с помощью которых можно заблокировать определенные сайты или поставить временной лимит на их посещение. Есть и еще один вид таких онлайн-помощников — программы, фиксирующие время нахождения на сайтах определенного типа. Использование таких инструментов позволяет менеджерам лучше управлять своим рабочим временем и повысить работоспособность во время пребывания в офисе.

Речь идет, в частности, о сервисе RescueTime, который дает четкую картину того, чем занимался сотрудник за своим рабочим компьютером. RescueTime состоит из двух частей — программы, отслеживающей активность пользователя за ПК, и онлайнового сервиса, который эту информацию собирает, обрабатывает и выдает статистику, формируя всевозможные отчеты. Тут можно отслеживать активность в программах, на сайтах, время простоя, самые загруженные часы работы, активность в определенных приложениях. Можно программам и сайтам присвоить метки. Как результат, пользователь точно знает, сколько времени он тратит на работу, сколько на развлечения, а сколько драгоценных минут просто пропадает зря.

Этот сервис схож с двумя другими — ManicTime и Wakoopa. Первый также автоматически собирает статистическую информацию о работе на компьютере. Она записывает время активности и бездействия пользователя и составляет список программ, к которым обращались, и продолжительность их использования. После сбора информации на линию времени можно накладывать метки с описанием деятельности в тот или иной момент времени. Wakoopa — это социальная сеть, которая отслеживает использование приложений и ведет статистику. С ее помощью можно узнать, какие программы используют ваши друзья. Сайт включает в себя небольшую программу Tracker, которая работает в фоновом режиме. Приложение собирает информацию о работе с программным обес­печением и играми, а затем публикует информацию в своем профиле на сайте.

Еще один сервис такого типа — Stay Focused. Он существует и в форме бесплатного приложение для смартфонов. Программа предназначена для тех, кто часто из‑за «умных телефонов» отвлекается от рабочих задач. Приложение позволяет отключать определенные функции телефона для конкретного периода времени. Например, если пользователь собрался в течение двух часов плодотворно работать над отчетом, игнорируя внешние раздражители, он может установить на это время таймер для телефонных вызовов и sms-сообщений. Приложение при этом дает возможность не пропустить ни одного важного вызова. При блокировке можно сделать исключение для нескольких номеров, например шефа и родных.

Осознанная необходимость

Многие менеджеры и предприниматели самостоятельно приходят к необходимости таких инструментов тайм-менеджмента. Зачастую пытаясь обуздать растущую зависимость от социальных сетей или, к примеру, онлайн-игр. Некоторые преследуют более глобальные задачи. IT-предприниматель Алекс Рябцев отмечает, что онлайн-помощники нужны ему не только ради эффективности использования рабочего времени. «Это комплексный вопрос осознанной жизни, которую мне хочется жить, а не проживать. Ограничители — это крайний случай. Для меня наиболее важным является учет и контроль использования времени. Раньше вообще вел хронометраж в бумажном виде. Когда 80‑90 % времени провожу за компьютером, то программа RescueTime позволяет точно знать, на что ушло это время», — говорит он. Предприниматель придерживается правила проверки почты два раза в день (в 8:00 и 15:00), а на сайты, которые у него занесены в «черный список», выделяет 30 минут в день. «Осмысленное их посещение переключает меня из режима потребления информации в режим создания чего‑либо нового», — поясняет он.

Сетевой контроль

Впрочем, далеко не все украинцы столь сознательны, поэтому многим офисным сотрудникам приходится знакомиться с принципами работы блокираторов по приказу руководства. Так, учредитель и CEO рекламного агентства SEM-manager Татьяна Сорока, вспоминая работу на предыдущем месте — в РА UaMaster, — говорит, что после внедрения руководством такой практики прекратила посещать все личные сайты, ненужные в работе. «Тогда в компании ввели программу для учета времени Yaware, чтобы увеличить продуктивность каждого сотрудника. Многие из коллег стали меньше уделять внимание сайтам, которые не относятся к работе, чтобы не отчитываться перед начальством за каждое посещение того или иного ресурса в рабочее время. Уже после увольнения я начала сама контролировать свое время и тратить его на нужные информационные статьи. Использовать всю жизнь такие программы нет необходимости, они должны давать толчок к тому, чтобы научиться управлять своим временем и выявить пробелы», — отмечает она.

Менеджер утверждает, что если ранее на посещение сторонних ресурсов уходило в среднем около двух-трех часов в день, то после двухнедельного использования программы это время сократилось до 20‑30 минут в обеденный перерыв. В результате у Татьяны появилось время на саморазвитие в течение рабочего дня, так как все задачи выполнялись задолго до его конца.

Офисным сотрудникам стоит помнить, что многие руководители наряду с блокираторами прибегают к другим, более оригинальным способам заставить подчиненных концентрироваться на рабочем процессе. Так, многие сотрудники UaMaster возмущались тем, что программа, которой обязали пользоваться всех, делала не только снимки монитора, но и самого пользователя. «Бывали случаи, что рабочий ноутбук брался домой, и руководители могли видеть мои фотографии после душа, когда сижу в домашней одежде и с полотенцем на голове. Также начальники делали смешные коллажи из подборки неудачных снимков сотрудников, сравнивали выражение лиц во время работы, допустим, в Excel, и когда человек заходил на сайт «ВКонтакте». Мы смирились с процессом слежки и просто заклеили камеры в ноутбуках, чтобы на нас не смотрели», — рассказывает Татьяна Сорока.

Стремление работодателей контролировать эффективность рабочего времени при помощи специализированных программ может принимать и радикальные формы. Например, руководство одной из крупных дистрибьюторских компаний в режиме реального времени наблюдает за мониторами сотрудников. А позже вызывает их на ковер и прокручивает им видеозапись происходящего у них на рабочих столах. Впрочем, о такой практике предупреждают при трудоустройстве, но всерьез к этому относятся не все. «Один менеджер в свой первый рабочий день зашел на сайт женского нижнего белья, после чего его моментально уволили», — рассказывает сотрудник этой компании.

Прокачка силы воли

Cергей Гипш начал вести дневник своего эксперимента по отказу от онлайн-убийц времени. «Зашел в Facebook. 10 минут хватило, чтобы полистать ленту; быстро ответил на личные сообщения, оставил пару комментариев и ушел. Программы никакие не использую, у меня достаточная сила воли. Кроме того, не думаю, что это зависимость. Всего пару дней работаю в таком режиме, но за эти дни успеваю все, что запланировал», — пишет он. Теперь менеджер решил уделять Facebook до 30 минут в день, сайтам о футболе — не более 10‑20 минут в день, а Skype пользоваться только после обеда и только по коротким вопросам, остальные переадресовывая в почту.

Впрочем, практика показывает, что софт может быть надежнее, чем сила воли. PR-менеджер сектора потребительских товаров компании Philips в Украине Виктор Зинченко пользовался программой, ведущей онлайн-статистику, на предыдущей работе. В последнее время он начал задумываться о том, чтобы возобновить ее использование. «Программа однозначно помогает оптимизировать рабочий процесс. Имея статистику на руках, ты можешь управлять своим временем и отслеживать, сколько его тратится и на что. Без сервиса, конечно, можно считать вручную, ставить таймер или засекать на часах, но это неудобно и тоже будет отнимать время», — считает менеджер. Он подчеркивает, что сейчас, как и раньше, выполняет все рабочие задачи, но хочет понимать до минуты, на что именно тратит свое время.