Фахівці розповіли, чим загрожують помилкові записи у трудовій книжці

Помилки в оформленні трудової книжки та у зроблених у ній записах можуть призвести до того, що відпрацьовані роки не зарахують до стажу під час оформлення пенсії. Особливо загрожують незворотними наслідками помилкові записи у трудовій книжці, зроблені до 2004 року.

Про те, які помилки у трудовій книжці можуть призвести до втрати стажу та зменшення пенсійних нарахувань, читайте у матеріалі Фактів ICTV.

Під час виходу на пенсію людина має надати до Пенсійного фонду документи, що підтверджують її право на отримання пенсійних виплат. У цьому пакеті документів один із найважливіших – це трудова книжка, в якій записано, де і скільки пропрацював майбутній пенсіонер.

Оформлення трудової книжки

Трудова книжка оформляється під час влаштування на першу роботу. Відповідальний співробітник підприємства має проставити у ній:

• прізвище, ім’я та по батькові нового працівника;
• назву підприємства;
• підпис особи, яка оформила трудову книжку;
• печатку підприємства.

Якщо цих даних немає, вони зроблені з помилкою або помітні виправлення, трудову книжку можуть визнати недійсною.

Неповний запис про прийом/звільнення

Щоб стаж зарахували під час оформлення пенсії, він має бути зафіксований двома окремими записами – про прийом на роботу та звільнення.

Такий запис має містити такі дані:

• дата прийому/звільнення;
• назва посади;
• назва організації;
• номер та дата наказу про прийом/звільнення;
• підпис та прізвище керівника;
• печатка підприємства.

Якщо запис неповний, стаж можуть не зарахувати.

Неправильно оформлені виправлення

Кожен запис у трудовій книжці повинен бути оформлений одним чорнилом і без помилок. Але навіть найвідповідальніший співробітник може помилитися.

Якщо помилки в записі все ж таки припустились, не можна її закреслити, замазати коректором або просто зробити приписку після виявлення помилки. Такі виправлення призведуть до того, що запис не буде враховано щодо загального страхового стажу.

Як виправити помилку у трудовій книжці

Усі помилки у трудовій книжці можна виправити, зробивши окремий відповідний запис. Право виправляти помилки є лише у роботодавця, який такої помилки припустився.

Тобто якщо неправильний запис зробив підприємець (ФОП), у якого немає відділу кадрів, то він має вносити виправлення власноруч. Якщо ж помилки припустилися на великому підприємстві, запис виправляє співробітник відділу кадрів, до посадових обов’язків якого входить ведення трудових книжок. Водночас це може бути вже не та людина, яка зробила помилку.

Запис про виправлення помилки повинен містити фразу Доданій інформації вірити, печатку та підпис уповноваженої особи.

Де дублюються дані про страховий стаж

Дані про стаж, отриманий до 2004 року, крім записів у трудовій книжці, можна знайти лише в архівах підприємства. Якщо підприємство припинило роботу, було реорганізовано, знищено під час бойових дій або опинилося на окупованих територіях, відновити цю інформацію буде дуже складно. Тому дуже важливо зберігати трудову книжку для оформлення пенсії.

Тим, хто отримав стаж після 1 січня 2004 року, відновити інформацію після втрати трудової книжки або помилкових записів у ній буде набагато простіше. Ця інформація є у Пенсійному фонді та підтверджується даними про сплату страхових внесків.

З 2021 року в Україні з’явилися електронні трудові книжки. Тобто роботодавці можуть заздалегідь надіслати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок своїх співробітників, щоб зберегти дані про стаж за весь період трудової діяльності, зокрема до 2004 року.