Как перестать лениться и начать больше успевать

Иногда списки дел, с которыми нужно срочно разобраться, выглядят бесконечными, и даже смотреть на них — уже утомительно. Мы все хотим знать, как справиться с ленью и прокрастинацией (склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел — ред.), и начать наконец все успевать.

Ответ на эти вопросы знает доцент Джорджтаунского университета Кэл Ньюпорт — автор бестселлеров «Хорошего работника нельзя не заметить» и «Хватит мечтать, займись делом! Почему важнее хорошо работать, чем искать хорошую работу».

Ньюпорт поражает своей нечеловеческой продуктивностью. Кэл работает на полную ставку в университете — преподает и проводит встречи со студентами. Он автор четырех книг, работает над пятой, а также успевает ежегодно публиковать не меньше шести рецензируемых больших статей в академических журналах. Кроме того, Ньюпорт женат и имеет маленького ребенка — со всеми вытекающими отсюда семейными и родительскими обязанностями. Также он регулярно обновляет свой блог о продуктивности и искусстве самопрезентации.

И при всем этом Кэл каждый день уходит с работы ровно в 17.30 и практически никогда не работает по выходным. Нет, он не обладает суперсилой и за него не трудятся 15 человек. Просто он придерживается определенных правил управления временем. Вот они.

Списки — зло. График — всё.

Списки дел сами по себе бесполезны. Они — всего лишь первый шаг. На дела из списка обязательно нужно отводить определенное время и вписывать в свой график. Это позволяет вам более реалистично оценивать, когда и сколько задач вы можете выполнить за определенное время. А также — выполнять задания тогда, когда это наиболее эффективно, а не просто потому что это «пункт № 4».

Пока ваш список дел не привязан ко времени — это просто виш-лист и больше ничего.

«График заставляет вас четко понимать, сколько у вас есть времени и сколько его уходит на выполнение того или иного задания. Если вы составили график, то можете видеть всю картину целиком, и сделать продуктивным каждый свободный час на протяжении рабочего дня. Таким образом вы не только втискиваете больше дел в определенный промежуток времени, но и имеете возможность выполнять работу в том месте, где вы справляетесь с ней лучше всего», — говорит Ньюпорт.

Эксперты согласны с тем, что если вы не отдаете себе отчет в том, сколько времени у вас отнимет то или иное дело, вы обрекаете себя на провал. Да, разумеется — вас отвлекают, задания сваливаются неожиданно и в последний момент. Все это также нужно учитывать при составлении графика. Да, все меняется и не всегда проходит так, как задумано, но у вас должен быть план. В противном случае вы просто теряете время.

«Привязка работы к времени также лишает вас возможности прокрастинировать. Вам больше не придется решать, выполнить работу сейчас или попозже — решение уже принято», — констатирует Ньюпорт.

Подобное подход может показаться скучным и механистичным. Однако это совсем не так. Исследования показывают, что это отличная идея — составлять график использования не только рабочего, но и своего свободного времени. Это может значительно улучшить качество жизни.

Представьте, что сегодня закончите работу в 17.30, а уже после этого составляйте план дня

Работа займет все время — сколько бы на нее ни выделили. Если вы уделяете ей 24 часа в сутки семь дней в неделю, угадайте, что произойдет?

Если вы хотите достичь баланса между личным и рабочим, вам нужно определить границы. Это также поможет вам лучше выполнять свою работу, поскольку заставит вас прикладывать усилия к тому, чтобы быть более эффективным. Установкой дедлайна на 17:30 и рабочий график помогут вам справиться с горой обязательств.Ньюпорт называет это «фиксированной продуктивностью графика».

«Зафиксируйте свой идеальный график и старайтесь сделать так, чтобы все сходилось — при этом жестко отсеивая обязательства, отказывая людям, становясь труднодоступным и отбрасывая бесполезные и ненужные задания на протяжении дня. Мой опыт в составлении такого жесткого графика на практике привел к десяткам действительно разумных, полезных и продуктивных решений», — делится опытом Ньюпорт.

 

Исследования утверждают, чтобы не сгореть на работе, нужно позаботиться также о чувстве контроля над своим графиком. Все что повышает вашу уверенность в том, что вы контролируете ситуацию — причем не важно, действительно вы ее контролируете или нет, — снижает уровень вашего стресса.

Составляйте план на всю неделю

Вы никогда не сможете быть во всеоружии, если живете, планируя свою жизнь всего на шаг вперед и не думая о завтрашнем дне.

«Люди обычно не видят полной картины соотношения времени и их графика. Я точно знаю, что и в котором часу я делаю каждый день на протяжении всей недели. И даже знаю, что я буду делать через месяц или три», — говорит Кэл.

Считаете, что это слишком скучно, слишком сложно? Это гораздо проще, чем вы думаете. Все что вам необходимо — это один час утром каждый понедельник.

«Каждый понедельник я сажусь и составляю план на неделю. Просматриваю почту, сверяюсь со списком дел, смотрю на календарь и прикидываю, что в какой день на неделе лучше сделать. Я пишу письмо и отправляю его сам себе. Поскольку я проверяю почту каждый день, то точно знаю, что график постоянно будет попадаться мне на глаза несколько раз в день» — рассказывает Ньюпорт.

Если вы думаете, что достаточно просто держать свое расписание в голове, то вы ошибаетесь. Исследования показывают, что, записывая свои планы, вы повышаете вероятность того, что будете им следовать.

Делайте немного, но на совесть

Возможно, вы думаете «У меня столько работы! Я не успею ее сделать за столь короткое время!». И Кэл Ньюпорт с вами согласен — не сделаете. Однако он считает, что это не повод опустить руки и торчать на работе до десяти вечера.

Вам просто нужно взяться за меньшее количество заданий. Делать все сразу — не обязательно. Спросите себя «Какие занятия представляют реальную ценность?». А затем постарайтесь избавиться от большей части того, что не вошло в список ответов.

«Вас оценивают по тому, что вы умеете делать лучше всего. Поэтому чтобы достичь успеха, нужно стараться делать не слишком много, зато делать это как можно лучше. Люди часто взваливают на себя больше, чем могут осилить. А я от большинства вещей просто отказываюсь. Особенно — от занятий, которые вряд принесут какую-либо пользу» — говорит Ньюпорт.

Если вам кажется, что вам просто не хватает времени, то известный исследователь тайм-менеджмента Джон Робинсон с вами не согласен. Хотя многим американцам и европейцам кажется, будто они работают тяжко как никогда, согласно исследованиям Робинсона, за последние 40 лет во всех странах мира среднее количество рабочих часов значительно сократилось. По его словам, у всех появилась куча времени на безделье.

Итак, если вам кажется, что у вас ни на что не хватает времени, перестаньте делать мелкую и бессмысленную работу, которая отвлекает вас от действительно важных заданий. Делайте меньше, но на отлично.

Меньше поверхностной работы, больше серьезных дел

Не вся работа одинаково полезна. Кэл считает, что все работники интеллектуального труда сталкиваются с двумя ее типами — поверхностной и серьезной.

«Поверхностная работа — это всякие мелочи вроде имэйлов, совещаний, постоянного потока ненужной офисной информации. Вещи, в которых никак нельзя использовать свои таланты. Серьезная же использует ваши возможности по максимуму, давая при этом ценный результат и развивая ваши способности», — поясняет Ньюпорт.

Проблема в том, что большинство из нас буквально тонет в бессмысленных и поверхностных мелочах. Люди, которые все время заняты, обычно делают намного меньше тех, кто в состоянии заканчивать работу к 17.00 каждый день. Потому что единственная причина, по которой им приходится работать по ночам и на выходных — их рабочее время переполнено поверхностными мелкими задачами. Они отвечают на имэйлы, участвуют в информационной круговерти и т. п. Все это съедает кучу времени и не имеет никакой ценности.

Никто еще не становился большим начальником только потому, что ответил на все полученные имэйлы или сходил на большее количество совещаний, чем остальные.

Кэл считает, что поверхностная работа помогает вам сохранить место работы, а серьезная — создает вам имя.

Выделяйте себе большие промежутки времени, когда вас никто не отвлекает от выполнения задач, которые принесут наиболее ценный результат. Лучший первый шаг в этом направлении — перестать проверять почту первым делом с утра.

Тим Феррисс, автор международного бестселлера «Четырехчасовая рабочая неделя», советует, насколько это возможно, не проверять почту в первые час-два после того, как вы пришли на работу. Проверка почты редко позволяет вам узнать что-то действительно важное. Если вам кажется, что без чтения мэйлов вы не делаете 100% работы, тогда сначала сделайте хотя бы 80-90%, а уже после этого зайдите в почту и насладитесь дофаминовым возбуждением и кортизоловой паникой.

По материалам Barking Up The Wrong Tree.